Tagungen können ein Aushängeschild für das eigene Unternehmen und den Organisator sein oder die Firma in ein schlechtes Licht rücken, wenn die Planung nicht stimmt. Damit Ihr Event ein Erfolg wird, sollten Sie diese sieben Tipps bei der Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Tagung berücksichtigen.
Tipp 1: Das richtige Team
Planen Sie die Tagung im Alleingang oder im Team? Mitunter macht es durchaus Sinn, einen Experten hinzuzuziehen, um die Tagung professionell zu gestalten. Eine Veranstaltungsagentur wartet nicht nur mit praktischen Tipps zur Durchführung und Organisation auf, sondern liefert zudem kreative Anreize für eine innovative Veranstaltung. Wer letztlich zum Planungsteam gehört, ist unter anderem abhängig vom Budget. Auf den ersten Blick erscheint die eigenständige Tagungsplanung als kostengünstige Lösung, kann jedoch zu finanziellen Mehrkosten führen, wenn Erfahrung bei der Tagungsplanung fehlt. Alles, was vorher nicht bedacht wurde, führt unweigerlich zu Mehrkosten, die vielleicht nicht im Budgetrahmen sind. Wer sich für eine professionelle Zusammenarbeit mit einer Veranstaltungsagentur entscheidet, sollte jedoch genau darauf achten, wen er beauftragt.
Tipp: Lassen Sie sich Referenzen zeigen und informieren Sie sich über die Berufserfahrung.
Liefern Sie der Event-Agentur alle benötigten Rahmendaten, damit der Kostenvoranschlag möglichst genau ausfällt. Wichtige Rahmendaten sind:
- • Teilnehmerzahl
- • Zielgruppe
- • mögliche Termine
- • geplante Dauer
- • Veranstalter und Anzahl der Referenten, Moderatoren
- • technische Anforderungen (Beamer, Leinwand, Overhead-Projektor, Flipchart, WLAN, etc.)
- • usw.
Tipp 2: Ein geeigneter Zeitpunkt
Bei ungeschickter Terminwahl kann die Tagung zum Reinfall werden. Prüfen Sie daher vorab, ob zum gewünschten Zeitpunkt parallele oder konkurrierende Termine vorliegen, die Ihre Teilnehmer in die Pflicht nehmen könnten. Achten Sie vor allem auf:
- • Messe- und Ausstellungstermine
- • beliebte Sport- und Kulturveranstaltungen (EM, WM, Festspiele, usw.)
- • internationale und nationale Kongresse, Symposien, etc.
- • Ferientermine und Urlaubsplanung
- • Feiertage und Brückentage (verlängerte Wochenenden)
Trotz genauer Terminplanung in Abwägung mit konkurrierenden Veranstaltungen sollten Sie jedoch davon ausgehen, dass nicht immer alle geladenen Gäste auch erscheinen werden. Unvorhergesehene Geschehnisse können zudem Ihre Planung überwerfen. Erfahrungsgemäß sagen bis zu 40 Prozent der geladenen Gäste ab oder erscheinen trotz Zusage dennoch nicht. Behalten Sie dies bei der Planung Ihrer Gästeliste im Auge. Um die Zahl der Absprünge gering zu halten, ist es empfehlenswert, Ihren Einladungen Antwortvordrucke beizulegen. Solche vorgedruckten Antwortkarten sind schnellausgefüllt, abgeschickt und geben Ihnen eine gewisse Planungssicherheit.
Tipp 3: Der passende Veranstaltungsort
Kulturzentren, Veranstaltungsagenturen, Hotels und Hostels stellen Ihnen gegen Entgelt Tagungsräume zur Verfügung. Bedenken Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes wichtige Faktoren wie:
- • verkehrsgünstige Lage
- • Übernachtungsmöglichkeit (vor allem bei mehrtägigen Tagungen)
- • gastronomische Versorgung vor Ort
- • technische Voraussetzungen (Internet, Beamer, etc.)
Empfehlenswert als Veranstaltungsort sind multifunktionale Einrichtungen wie die A&O Hostels, die sowohl Übernachtungsmöglichkeiten, als auch eine gastronomische Versorgung vor Ort anbieten. Es empfiehlt sich ein Veranstaltungsanbieter in verkehrsgünstiger Lage im städtischen Bereich. Abgelegene Veranstaltungsorte sind meist schlecht erreichbar oder für ortsunkundige nur schwer zu finden. Die Anfangszeit der Tagung sollte auf die Bedürfnisse der Gäste abgestimmt werden. Fragen wie, ob die Gäste aus derselben Stadt kommen oder eine mehrstündige Anfahrt zum Tagungsort bewältigen müssen, sollten bei der Planung berücksichtigt werden. Darüber hinaus beeinflusst die jeweilige Straßenverkehrslage die Anfahrt der Gäste. Tagungen sollten daher stets deutlich vor oder nach den Hauptverkehrszeiten beginnen.
Tipp 4: Genaue und rechtzeitige Planung
Potentielle Referenten sollten bereits mehrere Monate vor dem geplanten Tagungsbeginn angefragt werden, um mögliche Terminanpassungen noch vornehmen zu können, bevor die Einladungen offiziell an die Gäste herausgehen. Bei der Planung der Tagesordnung sollten stets auch ausreichend Pausen eingeplant werden. Spätestens gegen zwölf Uhr sollte Zeit für eine längere Mittagspause sein. Überlegen Sie sich, ob die gastronomische Versorgung vor Ort stattfinden soll oder ob die Gäste selbstständig für Ihr Wohl sorgen sollen. Oft ist dies eine Frage des Budgets. Am frühen Nachmittag sollte eine weitere längere Pause mit Kaffee, Tee und Gebäck eingeplant werden.
Tipp 5: Das Wohl der Gäste
Das Wohl der Gäste sollte im Fokus des Planungskomitees stehen. Bedenken Sie, dass die Teilnehmenden kreativer und motivierter an der Tagung mitwirken, wenn sie sich um die Versorgung keine Sorgen machen müssen und genügend Verschnaufpausen bekommen. Daher sollten alkoholfreie Getränke stets zur freien Verfügung bereit stehen. Besonders einladend wirkt es, wenn der Tagungstisch bereits mit Schreibzeug, Papier, Gläsern und einer Getränkeauswahl gedeckt ist. Möglicherweise möchten Sie gastronomisches Personal bei Ihrer Tagung einbinden.
Tipp 6: Tagesordnung einhalten
Die Teilnehmenden nehmen sich für die Tagung Zeit und verlassen sich dabei auf eine einwandfreie Organisation. Genau wie Sie sich von Ihren Gästen Verbindlichkeit erwarten, sollten Sie Ihren Gästen mit einer genauen Tagesordnung entgegenkommen. Der geplante Tagungsablauf sollte bereits der Einladung beiliegen und von da an möglichst keinen Änderungen unterliegen. Das gibt Ihren Gästen Planungssicherheit und ermöglicht eine genaue Terminplanung für beide Seiten.
Tipp 7: Flexibel bleiben
Trotz genau geplanter Tagesordnung lassen sich Pannen manchmal nicht vermeiden. Handelt es sich um technische Störungen, dann bleiben Sie flexibel. Ein gut organisierter Veranstalter hat sein Präsentationsmaterial stets in mehreren Medien vorliegen. PowerPoint-Präsentationen sollten nicht nur auf dem Notebook, sondern auch auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Drucken Sie wichtige Punkte außerdem aus, so dass Sie gegebenenfalls auf Flipchart oder eine Tafel ausweichen können.
Kompliziert wird es jedoch für den Veranstalter, wenn kurzfristige Ausfälle, etwa durch Erkrankung, die Tagesordnung über den Haufen werfen. So unangenehm der Ausfall von Referenten sein mag, seien Sie ehrlich und informieren Sie die Teilnehmenden umgehend über den veränderten Tagungsablauf. Wenn noch mehrere Tage bis zum Tagungsbeginn bleiben, kann womöglich rechtzeitig für Ersatz gesorgt werden.
Andere Störquellen können Sie durch eine genaue Planung bereits vorab aus dem Weg schaffen. Nehmen Sie potentielle Veranstaltungsorte stets in Lokalaugenschein, um Straßenlärm und störende Verkehrsgeräusche ausschließen zu können. Überprüfen Sie rechtzeitig die technischen Gegebenheiten, so dass Sie notfalls für Ersatz sorgen können. Achten Sie darauf, dass es Verdunkelungsmöglichkeiten für die Fenster gibt und dass die Räume klimatisiert sind. Um den Überblick zu behalten, sollten Sie ein sogenanntes Regiebuch anfertigen, in dem Sie den Tagungsablauf minutiös dokumentieren und alle wichtigen Ansprechpartner (Referenten, Mitorganisatoren, Veranstalter, etc.) notieren. So sind Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet und können ein effektives Krisenmanagement gewährleisten.
